La programación avanzada ayuda a las organizaciones de atención médica a adaptar la dotación de personal a la demanda esperada, las habilidades requeridas, las reglas laborales, la disponibilidad de los empleados y las prioridades operativas. Un calendario básico o una hoja de cálculo registra el cronograma. Un proceso sofisticado utiliza datos de la fuerza laboral y reglas definidas para ayudar a los gerentes a darle forma y responder cuando las condiciones cambian.
En un hospital, las decisiones de programación afectan el costo laboral, las horas extra, el acceso de los pacientes, la carga de trabajo, la cobertura y la experiencia de los empleados. La tecnología es importante, pero una mejora duradera también depende de reglas estandarizadas, datos precisos, gobernanza, capacitación de gerentes y un modelo operativo práctico.
En las preguntas y respuestas originales, Dave Johnson explica por qué la programación es importante en una estrategia WFM más amplia. También analiza cómo ir más allá de los procesos manuales.
Programación básica versus programación avanzada
La programación básica registra qué empleados están asignados a qué turnos. Esto puede ayudar a los gerentes a publicar cronogramas y realizar cambios, pero muchas decisiones aún dependen de la revisión manual.
La programación avanzada tiene en cuenta una gran cantidad de variables, entre ellas:
- Demanda esperada de pacientes o servicios.
- Proporciones de dotación de personal y requisitos de cobertura
- Roles, habilidades, credenciales y certificaciones de los empleados
- Disponibilidad y licencia aprobada
- Reglas de pago y horas extras
- Normas sindicales o de negociación colectiva
- Procedimientos del departamento y de las instalaciones
- Patrones de turnos y consideraciones sobre fatiga.
- Preferencias de los empleados y autoprogramación
- Grupos flotantes y cobertura entre departamentos
- Turnos abiertos, requisitos de convocatoria y cambios de última hora
La programación avanzada no elimina a los gerentes de la decisión. Esto les brinda mejor información, reglas consistentes y una manera más rápida de crear y ajustar la cobertura.
Beneficios potenciales de la programación avanzada
Con procesos sólidos y datos confiables, la programación avanzada puede:
- Reducir las horas extra evitables y la mano de obra premium
- Identifique primero las brechas de cobertura
- Compara las habilidades requeridas para cada turno
- Estandarizar las prácticas de programación
- Ofrezca a los empleados mayor visibilidad y opciones de autoservicio aprobadas
- Mejorar la utilización de grupos flotantes y recursos internos.
- Reduzca el tiempo dedicado a crear y editar cronogramas
- Conecte las decisiones de personal con el análisis de la demanda y la fuerza laboral
Los resultados dependen de las reglas y prácticas de gestión del sistema. La automatización de un proceso volátil a menudo propaga la volatilidad más rápidamente.
¿Por qué la programación es una parte tan crítica de las soluciones de gestión de la fuerza laboral?
En industrias que requieren mucha mano de obra, puede ahorrar dinero real con un cronograma eficiente que coloque a las personas adecuadas en el lugar correcto en el momento correcto. En un hospital, si programa a demasiadas personas, está pagando de más. Si no cuenta con suficiente personal, brindará un servicio al cliente deficiente e incluso puede poner en riesgo a los pacientes. La programación es la parte de WFM que le permite decir con cierta confianza: "Esta es la demanda que tenemos. Aquí tenemos la gente para dotar de personal y satisfacer la demanda".
Veo esto como la punta de lanza del proyecto WFM. Si lo programa correctamente, todo lo demás encajará y experimentará beneficios que justifican con creces la inversión en la solución.
¿Están las organizaciones de atención médica, en general, adoptando herramientas de programación avanzadas?
Honestamente, varía de una empresa a otra e incluso dentro de la empresa. Todavía veo mucha programación manual. Hablamos de agendas con lápiz y papel u hojas de cálculo que no están integradas en ninguna solución centralizada. Las fusiones complican las cosas a medida que los sistemas de salud adquieren muchas clínicas y proveedores diferentes que utilizan diferentes métodos de programación.
En el otro extremo del espectro, hay muchas organizaciones que utilizan programación avanzada y análisis subyacente e inteligencia artificial para realizar una gestión más eficiente. En última instancia, lo que necesita es un panel que muestre cómo le está yendo en términos de falta de personal, falta de personal, proporción de horas extra, etc. Cuando está completamente optimizado, su software WFM proporciona datos procesables que puede utilizar para la toma de decisiones y la mejora.
¿Ayúdanos a distinguir entre programación y programación avanzada?
En mi opinión, la programación básica consiste en que un gerente utilice su conocimiento y criterio para asignar turnos a las personas. Un gerente puede usar software para gestionar un cronograma y seguir ciertas reglas, pero no es particularmente inteligente.
La programación avanzada tiene en cuenta todas las variables que intervienen en el cronograma de trabajo más complejo y ayuda algorítmicamente a la toma de decisiones.
Por ejemplo, en un hospital hay reglas sobre horas extras, reglas departamentales, reglas sindicales. Hay diferentes pisos o clínicas donde necesita tipos específicos de experiencia o proveedores certificados en diferentes momentos del día. Es posible que tenga factores estacionales o externos para la dotación de personal, como la temporada de gripe. También querrá tener en cuenta las preferencias de los empleados, para que puedan elegir turnos específicos y realizar solicitudes de PTO.
La programación avanzada en una solución WFM como UKG Dimensions toma todos estos insumos y las reglas laborales y salariales subyacentes y los combina con análisis para optimizar la dotación de personal y garantizar que no tenga demasiadas ni muy pocas personas.
Es fácil ver dónde esto puede abrumar a un gerente que utiliza procesos manuales.
Absolutamente. Recuerde que el propósito del software no es solo procesar todas estas reglas y entradas, sino que son los análisis basados en patrones históricos y la conexión con los datos de su EHR y variables como la agudeza del paciente los que realmente brindan resultados. La programación avanzada, cuando se hace correctamente, desbloquea la conexión entre los sistemas clínicos y los sistemas comerciales.
La otra gran ventaja es que los empleados pueden elegir sus turnos y tener cierta autonomía sobre su horario. Esto es muy importante en el cuidado de la salud y especialmente en la enfermería. Sabemos que una mayor flexibilidad de horarios mejora la satisfacción laboral y lo último que un gerente quiere hoy en día es empleados descontentos.
Si soy ejecutivo de un hospital, ¿qué necesitan saber los líderes de TI de atención médica al planificar un proyecto de WFM y programación?
En primer lugar, debe saber que contamos con muchos consultores con mucha experiencia que han implementado y optimizado sistemas WFM en muchos grandes proveedores de atención médica. Por eso, entendemos las mejores prácticas de la industria y hemos definido metodologías para llevarlo del punto A al punto B de manera eficiente.
En segundo lugar, déjenme decirles que escuchamos. Ya sea usted un director de enfermería, un director financiero o un usuario final común y corriente, quiero que nuestros líderes de proyecto cierren la boca y que los clientes lo escuchen para comprender sus problemas comerciales y sus objetivos estratégicos, para que podamos ofrecerle una solución que satisfaga sus necesidades inmediatas y lo prepare para el éxito.
Finalmente, permítame enfatizar que estaremos aquí para ayudarlo a largo plazo. Después de la implementación, los clientes necesitan capacitación, actualizaciones y optimización continua para mantener sus soluciones actualizadas y mejorar los resultados. Nuestro objetivo es ser un socio en el que pueda confiar durante muchos años y crecer con el tiempo.
Lista de verificación de preparación de programación avanzada
Antes de configurar o ampliar la programación avanzada, los sistemas de salud deben revisar:
gobernancia
- ¿A quién pertenece la política de programación empresarial?
- ¿Qué reglas están estandarizadas y qué puede variar localmente?
- ¿Quién aprueba los cambios en las reglas laborales, salariales, de cobertura y de programación?
- ¿Cómo se resuelven los conflictos entre departamentos?
datos
- ¿Son precisas las funciones, departamentos, ubicaciones, habilidades, credenciales y disponibilidad de los empleados?
- ¿Los datos de ubicación y empleo son consistentes en los sistemas de recursos humanos, nómina y fuerza laboral?
- ¿Puede la organización obtener información confiable sobre la demanda o la carga de trabajo?
- ¿A quién pertenece la calidad continua de los datos?
Flujo de trabajo
- ¿Cómo se crean, revisan, aprueban y publican los cronogramas hoy?
- ¿Cómo se cubren los turnos abiertos?
- ¿Cómo se manejan las llamadas, flotaciones, horas extras, licencias y excepciones?
- ¿Qué soluciones manuales deberían rediseñarse en lugar de automatizarse?
Experiencia del empleado
- ¿Qué opciones de autoprogramación o solicitud de turnos se ofrecen?
- ¿Cómo se pueden abordar la equidad y la transparencia?
- ¿Cómo reciben y aceptan los empleados los cambios de horario?
- ¿Qué apoyo reciben los directivos y empleados?
Integración y pruebas
- ¿Qué sistemas de recursos humanos, nómina, cronometraje, clínica, demanda, identidad y comunicación están involucrados?
- ¿Se prueban de principio a fin las normas laborales, los resultados de los pagos, las interfaces y los escenarios de excepción?
- ¿Existe un proceso alternativo en caso de tiempo de inactividad o integraciones no disponibles?
medición
- ¿Qué resultados definen el éxito?
- ¿Están disponibles las medidas básicas?
- ¿Cómo distinguen los líderes el verdadero crecimiento de los cambios en volumen, personal o políticas?
Las posibles acciones incluyen horas extras, uso de agencia, turnos abiertos, cambios de último momento y tiempo de creación de horarios. El autoservicio de los empleados y la satisfacción de los gerentes también pueden ser importantes.
Preguntas frecuentes sobre la programación avanzada
¿Qué es la programación avanzada en el sector sanitario?
La programación avanzada utiliza datos de la fuerza laboral y reglas definidas. Ayuda a los sistemas de salud a alinear las asignaciones con la demanda, la cobertura, las habilidades, las necesidades laborales y la disponibilidad.
¿Es lo mismo programación avanzada que puntualidad?
No. Programar planes cuando los empleados planean trabajar. El cronometraje registra el tiempo trabajado y respalda los procesos de pago y asistencia. Los flujos de trabajo están relacionados y normalmente integrados.
¿Puede la programación avanzada reducir las horas extras?
Puede dar a los gerentes una alerta temprana sobre los requisitos de cobertura, turnos abiertos y posibles horas extras. El resultado aún depende de los niveles de personal, la calidad de los datos, las reglas laborales, la aceptación de los gerentes y la fuerza laboral disponible.
¿La programación avanzada reemplaza el criterio gerencial?
No. Puede proporcionar recomendaciones, reglas, alertas y soporte para el flujo de trabajo, pero los gerentes son responsables del personal aprobado y de las decisiones operativas.
¿Qué datos se requieren para la programación avanzada?
Las entradas comunes incluyen roles de empleados, departamentos, habilidades, credenciales, disponibilidad, licencias, reglas laborales, reglas de pago, requisitos de cobertura, demanda y cronogramas existentes.
Obtenga más información sobre los servicios de gestión del personal sanitario o póngase en contacto con los líderes de TI del sector sanitario.
Dave Johnson, consultor de clientes de WFM, ha dedicado toda su carrera a ayudar a los clientes a satisfacer sus necesidades de gestión de la fuerza laboral (WFM). En su puesto en Healthcare IT Leaders, ayuda a nuestros clientes a generar valor a partir de sus inversiones en WFM a través de la optimización. Dave tiene una licenciatura en Gestión Industrial de la Universidad Purdue.