Una implementación exitosa de un ERP para el cuidado de la salud requiere planificación, especialmente cuando un sistema de salud integra múltiples sistemas heredados en una arquitectura moderna basada en la nube. Las organizaciones que evalúan Workday suelen quedar impresionadas por lo que ven: interfaces de usuario modernas, flujos de trabajo automatizados, inteligencia artificial y capacidades de generación de informes, y la posibilidad de eliminar procesos manuales gracias a sistemas dispares.
El proceso de selección suele requerir más cuidado que planificación. Pero la planificación también da forma a cómo la organización experimenta la implementación y el período de estabilización que sigue a la puesta en marcha. Incluso con una planificación y evaluación cuidadosas, algunas partes de la ejecución de la jornada laboral se subestiman constantemente.
Durante más de una década, los líderes de TI en el sector sanitario han ayudado a los sistemas sanitarios a planificar e implementar proyectos ERP, más recientemente implementaciones de Workday. La siguiente lista se basa en tres puntos de vista: nuestras propias implementaciones, nuestros consultores laborales y los clientes a los que brindamos soporte en cada etapa de la implementación. Cada implementación es diferente, así que trate cada punto como una pregunta que debe responder su propia organización.
Aquí hay siete áreas prácticas en las que centrarse antes de comenzar con el diseño.
1. Transformación y conversión de datos.
Muchos equipos tratan el intercambio de datos como un ejercicio de mapeo. "Mapeamos nuestros datos y los trasladamos a Workday" esconde preguntas que aumentan los costes y los recursos. ¿Cuántos sistemas de raíces están cubiertos? ¿Cuánto cambia la historia? ¿Qué requisitos de retención de datos existen? ¿Qué tan limpio está y qué pasa con todo lo que no cambias? Las organizaciones que crecen mediante adquisiciones suelen tener más sistemas básicos de los esperados. Resuelva problemas de calidad de datos en sistemas de origen antes del primer ciclo de conversión. Luego considere la extracción, transformación, carga y validación como cuatro pasos distintos, cada uno con sus propias habilidades y propietario. Nuestros servicios de integración y migración de datos cubren cada uno de esos pasos.
2. El trabajo diario continúa
Nombrar a alguien como líder del flujo de trabajo no es lo mismo que poner su tiempo a disposición. La persona que gestiona la nómina suele ser el líder del flujo de trabajo de nómina. Cuando el trabajo operativo choca con el trabajo del proyecto, el trabajo operativo gana. La nómina aún no se ha ejecutado, por lo que se impulsa una sesión de diseño, un escenario de prueba o una aprobación de validación. Defina cuántas horas requiere el proyecto de cada persona nombrada. Decida quién cubrirá el resto de su trabajo antes de que ocurra una colisión, no después.
Muchas organizaciones utilizan el aumento de personal en la jornada laboral para reponer el sistema heredado y la continuidad del negocio para proteger esas horas, y nuestra guía para crear un plan de recursos y dotación de personal para la jornada laboral para atención médica muestra cómo dimensionar la necesidad.
3. Los picos de actividad son predecibles
Los ciclos de cierre, la elaboración de presupuestos, los ciclos de compensación, la inscripción de beneficios, los recuentos de inventario y el trabajo de campo de auditoría utilizan personas dependientes del proyecto. Tienden a agruparse en lugar de distribuirse uniformemente a lo largo del año. Coloque su calendario de actividades junto al calendario del proyecto y vea el diseño, las pruebas y la puesta en marcha del terreno. La mayoría de estos ciclos se conocen con meses de antelación, por lo que puedes programarlos o asignarles personal.
4. La gobernanza está diseñada para un programa multifuncional
La mayoría de los sistemas de salud ya cuentan con una gobernanza madura. La pregunta es si las estructuras están construidas para un programa ERP multifuncional con derechos de decisión en recursos humanos, finanzas, nóminas y cadena de suministro.
La gobernanza diseñada para la discordia entre RR.HH. y finanzas ralentiza todo el programa en una semana, independientemente de quién lo ejecute. La duración del proyecto es en gran medida una función de la velocidad de decisión. Dónde se deben tomar decisiones y con qué rapidez hay que esperar. Nuestro diseño de modelo operativo y de gobernanza ayuda a los sistemas de salud a establecer esos derechos de decisión antes de que comience el trabajo de diseño.
5. Decisiones de diseño con vocabulario familiar
A los expertos en la materia se les pide que tomen decisiones de diseño permanentes en un vocabulario que aún no dominan. Una palabra familiar tiene un significado adyacente en lugar de idéntico en una nueva plataforma, y el riesgo es que las dos determinen que coinciden. Los créditos de formación y los cursos ayudan, pero sólo llegan hasta cierto punto. La verdadera fluidez se produce durante las sesiones de arquitecto, la confirmación de la configuración y los ciclos de prueba. Dedique tiempo a ese aprendizaje en lugar de pensar que se acumulará en el camino.
6. Escenarios de prueba Hereda lo que le falta al diseño
Los escenarios de prueba iniciales se centran en la funcionalidad de la plataforma estándar. Es su trabajo adaptarlos a su configuración, sus procesos y sus casos extremos, y ese traspaso a menudo pasa desapercibido. La profundidad es más importante que la cobertura.
Un escenario escrito a partir de una decisión de diseño parcialmente entendida garantiza que el sistema así lo afirma. No revela si la sugerencia es correcta o no. Considere el desarrollo de escenarios como un flujo de trabajo con una capacidad nominal que comienza en la fase de arquitecto. Si su equipo carece de esa capacidad, nuestro equipo de Servicios de entrega y transformación dispone de soporte de pruebas y control de calidad.
7. Las habilidades de apoyo son diferentes de las habilidades de construcción.
Gran parte de la transferencia de conocimientos durante la implementación tiene que ver con cómo desarrollar la jornada laboral, no con cómo ejecutarla. No hay cola de tickets durante la implementación, no hay lanzamiento de funciones para evaluar y no hay solicitud de informe urgente por parte del vicepresidente, por lo que esas brechas aparecerán después de la entrada en funcionamiento. Se centran en cambios en los procesos de negocio, campos calculados, informes complejos y gestión de seguridad, y en decidir qué características adoptar en cada versión del día laboral.
Decida qué puede hacer su equipo 90 días después de la puesta en marcha y trabaje hacia atrás desde allí. Los servicios de gestión continua pueden soportar esa carga mientras su equipo desarrolla habilidades.
Un hilo común
Si se analizan las siete áreas juntas, se llega a una pregunta: ¿Quién hace este trabajo y tiene las horas y las habilidades para hacerlo? El trabajo de datos, las decisiones de diseño, los libros de adquisiciones, el desarrollo de escenarios, la validación y la preparación operativa dependen del mismo pequeño grupo de personas. Esas personas ya tienen trabajos manteniendo la nómina y cerrando los libros. La inscripción abierta no se puede posponer porque el ciclo de exámenes se ha retrasado.
El tiempo también es importante. Durante la planificación, cada uno de ellos es una línea en el presupuesto y un nombre al lado de una función. En el noveno mes, estas preguntas conducen a un cambio en el cronograma del proyecto, un ciclo de retrabajo o una puesta en marcha. La pregunta sigue siendo la misma entonces, pero tienes algunas formas de responderla.
Vuelve al siete e identifica todo lo que aún no puedes nombrar, persona y número de horas. Empiece por ellos. El Guía de dotación de personal en la jornada laboral Te ayuda a poner números contra cada personaje.
¿Cómo podemos ayudar?
Los líderes de TI para el cuidado de la salud respaldan los sistemas de salud durante todo el ciclo de vida del flujo de trabajo, incluida la planificación de recursos y personal a través de servicios de dotación de personal y talento, diseño de programas y gobernanza a través de servicios de consultoría estratégica, implementación de liderazgo en el flujo de trabajo a través de servicios de entrega y transformación, y soporte de productos a través de servicios de gestión continua. Obtenga más información sobre nuestros servicios de consultoría entre semana.
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