La preparación para la Contabilidad del paciente de Oracle Health comienza con la comprensión de cómo se le paga a su organización hoy.
Los líderes del ciclo de ingresos necesitan saber dónde está incompleta la información de la cuenta. Los equipos clínicos deben comprender cómo la documentación afecta la facturación. Finanzas necesita un plan para cobrar los saldos pendientes durante la transición.
Contabilidad de pacientes de Oracle HealthComúnmente llamado OHPAC, admite el seguimiento de facturación y pagos en entornos ambulatorios y agudos.
La evaluación del software también requiere una revisión cuidadosa de los procesos de su organización.
Los líderes de TI de atención médica comparten lecciones de implementación de un entorno clínico maduro de Oracle Health. Esta lista de verificación proporciona a los equipos una forma práctica de gestionar su preparación.
Para cada artículo, registre el propietario y la evidencia que respalde su disponibilidad. Dé una fecha límite para el trabajo inacabado.
Tome una instantánea rápida de la preparación
Revise las ocho áreas siguientes y asigne un estado a cada una. Utilice Listo, En progreso, En riesgo o No iniciado.
Una calificación lista requiere evidencia aprobada y un propietario operativo designado.
Considere los datos incompletos, las pruebas, las cuentas por cobrar heredadas y el trabajo de transición como prioridades inmediatas.
Calcule las calificaciones cuando haya terminado. Utilice cada elemento restante como una lista de acciones para la próxima reunión de planificación.
1. Revisar las dependencias de datos requeridas para la facturación.
Comience con los archivos maestros de su plan de salud y proveedores. Compruebe si hay identificadores, entradas duplicadas y registros inactivos que todavía aparecen en el flujo de trabajo operativo.
Revise el Maestro de descripción de cargos (CDM) con líderes en integridad de ingresos. Confirmar quién aprueba los cambios durante la implementación y mantiene el CDM.
Establezca propietarios para cada departamento responsable de las pruebas de carga antes de la entrada en funcionamiento.
Pruebas a recoger: Mapeos aprobados, correcciones documentadas y propietarios de datos nombrados.
2. Documentar las dependencias externas
Identifique organizaciones y aplicaciones involucradas en la presentación de reclamos y el procesamiento de pagos.
Incluya cámaras de compensación, agencias de cobranza, proveedores de pagos y sistemas de informes aplicables. Confirme las responsabilidades y el calendario de pruebas de cada proveedor.
Documente cómo reacciona el personal cuando falla la conexión. Incluya la responsabilidad de corregir las transacciones rechazadas y verificar los reenvíos.
Pruebas a recoger: Conecte el inventario con los compromisos de los proveedores y los contactos de escalamiento.
3. Determinar cómo manejar los ingresos heredados.
Acuerde cómo se manejarán las cuentas por cobrar después de la entrada en funcionamiento.
Planifique una capacidad de personal adicional tanto para el AR antiguo como para el nuevo AR mientras su equipo aprende el sistema.
Establezca la propiedad de los proveedores de gestión de AR para garantizar que sus necesidades no se vean eclipsadas por esfuerzos más amplios de puesta en marcha.
Prepare el liderazgo organizacional para una retirada de efectivo de 6 a 12 semanas.
Pruebas a recoger: Plan de cuentas por cobrar heredadas aprobado con propuesta de administración y personal.
4. Reservar tiempo del personal para la implementación
Identifique a las personas que necesitan tomar decisiones sobre el flujo de trabajo y validar la configuración.
Incluya el acceso de los pacientes, la gestión de la información sanitaria, la integridad de los ingresos y las finanzas. Los representantes clínicos deben revisar los cambios que afectan la documentación o la captura de cargos.
Calcule cuánto tiempo necesita cada persona para las pruebas y la capacitación. Organizar cobertura para los pasivos que no puedan soportar durante la implementación.
Ofrezca a los líderes de departamento un proceso de escalamiento claro cuando las decisiones estén estancadas.
Pruebas a recoger: Un plan de dotación de personal con tiempo de proyecto protegido y acuerdos de cobertura.
5. Pruebe escenarios financieros completos
Cree casos de prueba que sigan el encuentro hasta la facturación y la publicación de pagos.
Incluya detalles de registro corregidos, cargos faltantes y cambios en la cobertura del seguro. La prueba rechaza reclamos y transacciones que requieren revisión manual.
Verifique el procesamiento de los pagos y presentaciones de reclamos electrónicos aplicables con sus socios comerciales.
Conciliar los resultados esperados con los resultados reales. Revise las variaciones antes de aprobar el flujo de trabajo.
Pruebas a recoger: Resultados de pruebas completos, defectos resueltos y aprobación operativa.
6. Practique el trabajo diario antes de la puesta en marcha.
La capacitación debe utilizar flujos de trabajo que el personal realiza en sus roles asignados.
Los facturadores concilian cuentas y practican excepciones laborales. Pida a los supervisores que revisen las colas y reasignen el trabajo.
Asegúrese de que el personal tenga acceso adecuado. Actualizar los procedimientos para que expliquen cómo resolver problemas y solicitar asistencia.
Involucrar a los equipos de servicio al paciente en la preparación. Los pacientes necesitan información precisa cuando preguntan sobre saldos o estados de cuenta.
Pruebas a recoger: Resultados de capacitación basados en roles, acceso validado y políticas actualizadas.
7. Cree un plan de transición y apoyo inicial.
Escriba la secuencia de actividades necesarias para la puesta en marcha. Especifique la persona responsable de cada paso.
Acordar procedimientos de tiempo de inactividad y condiciones que requieran retrasos. Establecer un plan de contingencia para la interrupción del procesamiento de pagos o facturación.
Personal del equipo de soporte para las horas de operación previstas. Definir cómo prioriza las cuestiones que afectan a las reclamaciones o al cobro de efectivo.
Pruebas a recoger: Plan de transición ensayado y cronograma de soporte aprobado.
8. Establecer medidas financieras antes del cambio
Registre el rendimiento actual antes de que los cambios en la implementación dificulten las comparaciones.
Acordar definiciones de volúmenes de reclamaciones, retrasos en la publicación de pagos y acciones de cuentas por cobrar. Incluya indicadores de desempeño que ayuden a explicar los cambios.
Asignar empleadores para investigar hallazgos inusuales. Los líderes del ciclo financiero y de ingresos deben ponerse de acuerdo sobre cuándo es necesario escalar un problema.
Pruebas a recoger: Informes de referencia con definiciones acordadas y propietarios de informes.
Preguntas frecuentes
¿Qué se debe completar antes de que comience el examen OHPAC?
Se deben determinar los propietarios de los datos, las responsabilidades de la interfaz y los escenarios de prueba. Cada escenario también requiere cargos específicos, reembolsos y próximos pasos.
¿Cómo debería un sistema de salud gestionar los ingresos heredados?
Finanzas debe aprobar un plan para resolver todos los saldos heredados en un plazo de 6 meses. El plan debe cubrir la dotación de personal, la utilización de proveedores y el rendimiento esperado de la RA heredada.
¿Quién debería participar en la revisión de preparación de OHPAC?
Incluya ciclo de ingresos, finanzas, acceso de pacientes, gestión de información de salud, equipos técnicos y representantes clínicos.
Cada grupo debe aprobar los flujos de trabajo y las pruebas en su área.
Utilice la lista de verificación en su próxima discusión de planificación
Revise estos temas con su equipo de implementación y representantes de Oracle Health. Centrar la discusión en dependencias no resueltas y evidencia faltante.
Al revisar ejemplos de clientes, pregunte cómo se compara su entorno de inicio con el suyo. Analice los requisitos de personal y los problemas posteriores a la puesta en marcha.
Utilice esas respuestas para mejorar su propia preparación. Establezca un cronograma de implementación en torno al trabajo que su organización pueda completar y verificar.
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¿Preparándose para OHPAC? Los líderes de TI de atención médica pueden ayudar a evaluar las brechas de preparación y las prioridades de implementación.
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